La présente Politique de Confidentialité explique comment okdoc (« nous »), exploitant d’okdocai.com, collecte, utilise et protège les données à caractère personnel lorsque vous utilisez le Service. Nous agissons en qualité de responsable du traitement pour les données de compte, et en qualité de sous-traitant pour les documents que vous envoyez par l’intermédiaire du Service.
Données de compte : votre nom, votre adresse électronique et les informations relatives à votre organisation. Données documentaires : les documents que vous créez ou téléversez, les noms, adresses électroniques et numéros de téléphone des destinataires, ainsi que les images de signature. Données de paiement : traitées par nos prestataires de paiement ; nous recevons une confirmation et des métadonnées limitées, mais non les numéros de carte complets. Données d’utilisation : journaux et données analytiques nécessaires au fonctionnement et à l’amélioration du Service.
Données d’engagement des signataires : lorsqu’un document est envoyé en vue de sa signature, nous collectons les métadonnées de la piste d’audit nécessaires à sa validité juridique (horodatages, adresses IP, appareil et agent utilisateur) ainsi que des données comportementales d’engagement relatives à la manière dont le document a été consulté : ouvertures et nombre de consultations, temps de présence, temps passé par page, profondeur de défilement, carte thermique des clics et catégorie d’appareil. Ces données d’engagement sont partagées avec l’expéditeur qui a créé le document, afin qu’il puisse savoir si et comment son document a été lu.
Nous utilisons les informations pour fournir le Service, générer et transmettre les documents, envoyer les courriels de signature et de rappel, traiter les paiements, maintenir la piste d’audit et la validité juridique des signatures, offrir à l’expéditeur une visibilité sur l’engagement suscité par ses documents, prévenir les abus et nous conformer à nos obligations légales.
Traitement par intelligence artificielle : afin d’alimenter la génération de documents, l’analyse de contrats, la cartographie automatique des champs sur les fichiers PDF téléversés, la traduction déclenchée par le destinataire et la rédaction de messages de relance, nous transmettons le contenu documentaire concerné et les requêtes à l’API d’OpenAI. OpenAI traite ce contenu conformément aux conditions d’utilisation de son API. Nous ne configurons ni la conservation nulle des données ni leur expurgation, et nous ne garantissons pas que le contenu ne soit jamais consulté ou conservé par OpenAI.
Lorsque le droit applicable l’exige, nous nous fondons sur l’exécution de notre contrat avec vous, sur votre consentement, sur nos intérêts légitimes à exploiter et sécuriser le Service, ainsi que sur le respect de nos obligations légales.
Nous partageons des données avec des prestataires de services qui nous aident à exploiter le Service : Supabase (base de données, stockage et authentification), Vercel (hébergement et journaux), OpenAI (génération par intelligence artificielle, analyse de contrats, cartographie des champs de PDF, traduction et rédaction de relances), Resend (acheminement des courriels), Green API (envoi de messages WhatsApp, y compris les numéros de téléphone des signataires, lorsque vous l’activez), Sumit (facturation, émission de factures et Sign&Pay), Stripe et PayPal (Sign&Pay, lorsque votre organisation connecte son propre compte), ainsi que Google Analytics 4 et Microsoft Clarity (analyse d’usage sur notre site marketing et à l’intérieur de l’application authentifiée uniquement ; non chargés sur les pages de signature). Les données d’engagement documentaire sont également partagées avec l’expéditeur de chaque document. Une liste complète et à jour est publiée à l’adresse okdocai.com/subprocessors. Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel.
Pixels publicitaires de l’expéditeur : un expéditeur peut activer ses propres pixels publicitaires (tels que Meta, TikTok ou Google) pour les documents qu’il envoie. Ces pixels ne se chargent sur la page de signature qu’après le consentement du destinataire. okdoc ne place pas ses propres pixels publicitaires sur les pages de signature.
Nous conservons les documents signés et leurs enregistrements d’audit tant que votre compte est actif et pendant une durée déterminée par la suite (jusqu’à 7 ans) afin de préserver leur validité juridique, sauf si vous demandez une suppression anticipée. Les données analytiques comportementales d’engagement sont conservées pendant une fenêtre plus courte et déterminée (jusqu’à 24 mois). Sur demande, et à la clôture de votre compte, nous supprimons ou anonymisons les données à caractère personnel, sous réserve de toute conservation exigée par la loi. Ces durées reflètent notre pratique actuelle de conservation et peuvent être ajustées à mesure que nous affinons nos contrôles du cycle de vie des données.
Nous recourons au chiffrement des données en transit (TLS/HSTS), à l’isolation des locataires, au chiffrement au repos des secrets des prestataires de paiement connectés, à des contrôles d’accès et à des fournisseurs d’infrastructure réputés afin de protéger vos données. Les documents signés sont scellés au moyen d’une empreinte cryptographique. Vous trouverez davantage de détails à l’adresse okdocai.com/security. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’étant totalement sûre, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
Sous réserve du droit applicable, vous pouvez accéder à vos données à caractère personnel, les rectifier, les exporter ou les supprimer, et vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation. Pour exercer ces droits, contactez privacy@okdocai.com. Les signataires peuvent demander des informations sur un document qu’ils ont été invités à signer.
Pour les visiteurs et signataires situés aux États-Unis, voici un résumé en langage clair des catégories de données à caractère personnel que nous collectons et des finalités de leur collecte. Identifiants (nom, adresse électronique, téléphone, adresse IP) : pour créer des comptes, transmettre des documents et maintenir la piste d’audit. Informations commerciales et transactionnelles (détails de facturation, confirmations de paiement) : pour traiter les paiements et émettre les factures. Activité Internet et de l’appareil (ouvertures, temps de présence, temps par page, profondeur de défilement, carte thermique des clics, données relatives à l’appareil et au navigateur) : pour permettre la signature, offrir à l’expéditeur une visibilité sur l’engagement et réaliser des analyses. Contenu documentaire que vous ou un expéditeur fournissez : pour fournir le service de signature et les fonctionnalités d’intelligence artificielle décrites ci-dessus. Nous pouvons partager ces catégories avec l’expéditeur d’un document et avec les sous-traitants énumérés ci-dessus. Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.
Nos prestataires peuvent traiter des données en dehors de votre pays, y compris dans l’Union européenne et aux États-Unis. Lorsque cela est requis, nous nous appuyons sur des garanties appropriées pour de tels transferts.
Nous utilisons les cookies essentiels nécessaires à la connexion et au fonctionnement du Service, ainsi qu’une analyse limitée sur notre site marketing et à l’intérieur de l’application authentifiée (Google Analytics 4 et Microsoft Clarity) ; ceux-ci ne sont pas chargés sur les pages de signature. Un expéditeur peut activer ses propres pixels publicitaires sur les documents qu’il envoie ; ces pixels ne se chargent sur la page de signature qu’après le consentement du destinataire.
Le Service ne s’adresse pas aux enfants de moins de 18 ans, et nous ne collectons pas sciemment leurs données à caractère personnel.
Vous pouvez connecter okdoc à des assistants IA (tels que Claude ou ChatGPT) via le protocole Model Context Protocol (MCP). Une connexion n’est créée qu’après votre autorisation explicite — par une connexion OAuth ou par la génération d’une clé API dans votre tableau de bord — et elle est strictement limitée à votre organisation : un assistant connecté peut consulter les documents, modèles, contacts, profil d’entreprise, automatisations et statistiques de votre organisation et agir sur eux, mais ne peut jamais accéder aux données d’une autre organisation okdoc. Les clés API en lecture seule limitent l’assistant à la consultation des données, sans possibilité de modification.
Vos conversations avec l’assistant sont traitées par le fournisseur de cet assistant conformément à sa propre politique de confidentialité ; okdoc ne reçoit que les requêtes d’outils spécifiques que l’assistant effectue en votre nom et les traite comme toute autre activité API. Vous pouvez révoquer une connexion à tout moment en supprimant la clé API ou en déconnectant le connecteur dans les Paramètres, ce qui interrompt immédiatement tout accès ultérieur.
Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, contactez privacy@okdocai.com. Nous pouvons mettre à jour la présente Politique ; les modifications substantielles seront notifiées par l’intermédiaire du Service.